Zoeken naar informatie: hoeveel tijd kost het jouw team?

De rekensom die niemand maakt

Onderzoek laat het al jaren hetzelfde zien: medewerkers zijn gemiddeld bijna een dag per week kwijt aan het zoeken naar informatie en documenten. Bijna een vijfde van hun werktijd, weg.

Reken het even door voor een team van vijf. Dat is samen vijf dagen zoeken, elke week opnieuw. Een volledige werkweek. Je betaalt dus, omgerekend, iemand fulltime om te zoeken, en die persoon levert niks op. Heb je tien man, dan zijn het er twee. Het wordt niet kleiner naarmate je groeit. Het wordt groter.

Waarom je het nooit terugziet

Het venijn zit hem erin dat je het nergens terugziet. Er komt geen factuur voor. Er gaat geen alarm af. Het verstopt zich in onschuldige zinnetjes. "Even kijken waar dat stond." "Ik mail het je zo." "Volgens mij had Jan de laatste versie."

Elk moment op zich is te klein om op te vallen. Twee minuten hier, vijf minuten daar. Niemand zet dat ooit op een lijstje, dus niemand telt het op. En precies daarom blijft het bestaan. Een probleem dat je niet kunt zien, ga je ook niet oplossen.

Het ligt niet aan je mensen

Voor de duidelijkheid: dit is geen luiheid. Je mensen doen gewoon hun best. Het ligt eraan dat de informatie overal en nergens staat. In mailboxen, in losse mappen, op iemands bureaublad, in iemands hoofd. Iedereen heeft zijn eigen manier van opslaan en terugvinden.

Uit datzelfde onderzoek blijkt dat een grote groep medewerkers elke dag op vier of meer verschillende plekken moet zoeken voor hun werk. Er is simpelweg geen plek waar je zeker weet dat je de juiste, laatste versie te pakken hebt. Dus zoekt iedereen het elke keer opnieuw bij elkaar. Niet omdat het moet, maar omdat er geen andere manier is ingericht.

Zoeken is maar het zichtbare deel

En dan hebben we het alleen nog over de tijd. Hetzelfde gebrek aan overzicht zorgt voor dubbel werk, voor fouten die pas weken later opvallen, en voor die zeurende onrust van "heb ik nou niks gemist?".

Daar word je moe van. En dat is niet alleen een gevoel. Ongeveer een derde van de mensen geeft aan zich opgebrand te voelen door het gedoe van dingen niet kunnen vinden, en een deel denkt er zelfs over om te vertrekken. Je verliest dus niet alleen uren. Op den duur verlies je er goede mensen mee.

Het is op te lossen, en niet door harder te werken

Hier zit het goede nieuws. Je lost dit niet op door je team harder te laten rennen, en ook niet door meteen een groot, duur systeem aan te schaffen waar niemand op zit te wachten.

Je lost het op met structuur. Eén plek waar de informatie leeft. Eén manier waarop iedereen werkt. De juiste gegevens op het moment dat je ze nodig hebt, in plaats van ze elke keer opnieuw bij elkaar harken. Vaak is dat iets kleins en simpels, gebouwd rond hoe jouw bedrijf nu al werkt. Geen verbouwing, maar opruimen.

Benieuwd waar jouw tijd weglekt?

Daar kijk ik graag een keer vrijblijvend met je naar. In een half uur zie je vaak al waar het meeste blijft hangen, en wat er met een kleine ingreep te winnen valt. Van chaos naar structuur, zonder groot softwaretraject.

Bronnen

• Medewerkers besteden ongeveer 19,8% van de werkweek (bijna een dag) aan het zoeken naar informatie, en 60% zoekt dagelijks in vier of meer bronnen. Interact, via Cottrill Research (cottrillresearch.com).
• Ongeveer 31% van de medewerkers voelt zich opgebrand door het niet kunnen vinden van informatie, en 16% overweegt daardoor te vertrekken. Coveo Workplace Relevance Report, via VentureBeat.
• Andere studies komen uit op 20 tot 30% zoektijd per werkweek (McKinsey, IDC). Overzicht via Cottrill Research.